La viceconsejera de Administración Local y Coordinación Administrativa, Pilar Cuevas, ha presidido la reunión constitutiva de la Comisión Calificadora de Documentos, que es el órgano de carácter colegiado responsable de resolver, en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, las cuestiones relativas a la eliminación o conservación permanente de los documentos pertenecientes al patrimonio documental.
La composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha está regulada por un Decreto aprobado el pasado mes de marzo por el Consejo de Gobierno, en el que también se fija el procedimiento de eliminación de documentos generados y reunidos en el subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
Durante su intervención en la reunión constitutiva, Cuevas ha resaltado que “el elevado volumen de información y documentación en distintos soportes, es cada vez mayor y se ha agudizado en los últimos 30 años por el desarrollo de las nuevas tecnologías y el avance en la legalidad y salvaguarda de los derechos de la ciudadanía”.
Esta circunstancia, ha continuado la viceconsejera de Administración Local y Coordinación Administrativa, exige al sector público “un notable esfuerzo para conservar, custodiar y poner a disposición de su propia administración y de los ciudadanos las plataformas, dispositivos y aplicaciones necesarias para poder recuperarla y gestionarla, garantizando su disponibilidad y autenticidad”.
Por ello, ha destacado Cuevas, es preciso conjugar la necesidad de garantizar y salvaguardar los derechos de la ciudadanía, con la optimización de recursos de la administración.
Por otra parte, la titular de la Viceconsejería de Administración Local y Coordinación Administrativa ha puesto en valor que la transparencia es un derecho de la ciudadanía sobre el que también se articula la Comisión Calificadora de Documentos, motivo por el que se elevará a exposición pública la documentación previa al dictamen de la Comisión.
Finalmente, Cuevas ha subrayado que la calificación de documentos para determinar su eliminación o conservación se basará en “criterios lo más objetivos posibles, que tendrán que ver con el valor administrativo, jurídico, histórico, cultural o científico”.
La Comisión Calificadora de Documentos se reunirá con carácter ordinario semestralmente
El Decreto por el que se regula la Comisión Calificadora de Documentos es de aplicación a los documentos y los expedientes en cualquier soporte, físico o digital, fruto de procedimientos regulados por una norma jurídica o de aquellos que sirven a las personas e instituciones como elementos de información y conocimiento, y que son generados y reunidos en el ejercicio de sus competencias por las entidades que forman parte de los archivos públicos del Subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades.
La Comisión Calificadora de Documentos se encargará de determinar los criterios de valoración de las series documentales y procedimientos administrativos para la eliminación, migración, conversión o conservación permanente de los documentos en los archivos. La otra función de esta Comisión será dictaminar sobre las propuestas de eliminación de los documentos integrantes del patrimonio documental de Castilla-La Manca.
La Comisión Calificadora de Documentos se reunirá con carácter ordinario una vez al semestre y de forma extraordinaria cuando lo considere la presidencia, a iniciativa propia o por instancia de cualquiera de sus miembros.
Para la eliminación de documentos, el órgano competente remitirá a la Comisión Calificadora de Documentos una propuesta de los documentos que prevé eliminar. En dicha propuesta deberá quedar establecido que los documentos originales no poseen valor administrativo, jurídico e histórico que exijan su conservación.
La Comisión Calificadora de Documentos, una vez recibida la propuesta de eliminación, emitirá, en el plazo máximo de tres meses, un dictamen vinculante valorando los documentos e informando positiva o negativamente sobre su eliminación. Esta comisión creará un registro de documentos que contendrá una relación de todos los documentos eliminados.